Als allround onthaalmedewerker:

• maak je deel uit van Team Akte Support;
• verwelkom je de cliënten op een hartelijke manier, begeleid je hen naar de aktezaal en bied je hen iets te drinken aan;
• zorg je ervoor dat het onthaal en alle aktezalen ordelijk zijn;
• beantwoord je in eerste lijn de telefonische oproepen;
• beheer je de kantoormailboxen en sta je in voor de fysieke en digitale verwerking van de post;
• ben je de rechterhand van de office manager;
• zorg je voor een efficiënt agendabeheer: je plant inlichtingenafspraken in, volgt proactief voorlopig gemaakte afspraken op, je wijst een passende vergaderzaal toe aan de afspraken enzoverder;
• voer je de eerstelijnscommunicatie met leveranciers (bv. bij een softwareprobleem bel je naar onze it-dienst en geef je een stand van zaken mee aan de collega’s);
• ben je flexibel en sta je open voor andere diverse administratieve taken;
• schrikken stressmomenten jou niet af en kan je snel schakelen tussen verschillende taken en noden;
• schrijf je je collega’s en notarissen in voor opleidingen;
• bestel je tijdig kantoorbenodigdheden door een proactieve opvolging van de voorraad;
• ondersteun je je collega’s van Team Postakte met het opmaken en versturen van afschriften van akten;
• ben je de ontzorger van het kantoor;
• …

• Je bent een energiek persoon die elke cliënt een warm welkom geeft dankzij een geduldige, respectvolle en vriendelijke aanpak.
• Je spreekt en schrijft duidelijk, vlot en correct.
• Je bent een duizendpoot die hands-on en efficiënt werkt en houdt van een gevarieerd takenpakket.
• Je kan de rust bewaren en de juiste prioriteiten stellen.
• Je hebt een zekere ‘maturiteit’, want er wordt verwacht dat je het onthaal ‘draagt’.
• Je beheerst Outlook, Word en Excel en je beschikt over een zeer vlotte klaviervaardigheid.
• Je raakt snel vertrouwd met nieuwe digitale tools en technologieën.
• Je kan telefonische oproepen vlot beantwoorden in de Franse en Engelse taal.
• Je werkt voltijds (37,50 uur per week) waarbij je op vrijdag al om 12.30 uur je weekend start.
• Ervaring in een gelijkaardige rol is een pluspunt.